Pengindeksan difahami sebagai proses penerangan terperinci mengenai isi penulisan atau dokumen, terutama mengekstrak kata kunci yang cukup mewakili teks. Penggunaan utamanya adalah ketika fail hendak diambil atau dicari dalam sistem pengambilan, organisasi atau gudang, untuk mengurangkan waktu pencarian dan penyebaran. Ia dimoderasi di bawah standard ISO 5963, yang diberlakukan pada tahun 1985. Khususnya, sejenis indeks dihuraikan yang membantu setiap dokumen, yang tidak hanya mengandungi kata-kata yang sangat penting dalam kandungan, tetapi juga merangkum ringkasannya, serta bahawa kerosakanatau analisis topik. Begitu juga, ia diatur oleh kebijakan, yang mungkin berbeda tergantung pada institusi yang mempekerjakannya, walaupun ini selalu digambarkan dalam manual khusus untuk mereka.
Dalam seperti dalam banyak proses termasuk klasifikasi dan analisis dokumen, ini terdiri dari beberapa tahap, seperti yang dibaca secara menyeluruh mengenai masalah yang terdapat dalam dokumen tersebut; pilih perkara penting dalam topik; pecahkan konsep yang dipilih dengan kata-kata tertentu, atau letakkan di bawah kosa kata terkawal; akhirnya, hubungan terjalin antara istilah yang akhirnya diekstrak dari teks. Oleh itu, pengindeksan percuma adalah proses di mana ringkasan dengan syarat - syarat utama dokumen disajikan, dengan perbezaan bahawa ini, dalam fasa meletakkannya di bawah perbendaharaan kata terkawal, ia tidak digunakan, tetapi kata-kata itu dicadangkan oleh subjek yang melakukan aktiviti atau diambil terus dari dokumen.
