The pengindeksan automatik mengekstrak data dari satu set dokumen atau teks luaran tertentu berkhidmat untuk memberi maklumat penuh yang sama. Data ini boleh berasal dari teks, bahkan gambar dan suara. Proses ini dilakukan melalui program komputer yang memilih unsur-unsur mengikuti serangkaian parameter yang telah ditetapkan sebelumnya. Proses ini tidak lebih daripada klasifikasi dengan kata kunci atau elemen utama yang memudahkan pencarian anda di antara sekumpulan besar yang serupa.
Pengindeksan automatik adalah biasa di kalangan organisasi yang melakukan kerja antara HR dan pentadbiran. Sebilangan besar maklumat mesti diklasifikasikan dan diklasifikasikan dalam siri yang disusun agar lokasinya tepat bagi orang yang memerlukannya dan bagi orang yang memelihara sistem.
The penyimpanan data adalah penting untuk mana-mana organisasi, bukan sahaja untuk mengekalkan sejarah, tetapi untuk mempunyai sokongan lanjutan keselamatan untuk memastikan bahawa kandungan dokumen adalah benar dan bahawa dalam kes kehilangan di sana adalah sandaran untuk memeriksa ia.
Pengindeks menukar bahasa terkawal (deskriptor dan tajuk subjek) setelah mencari dan mencari setara dalam bahasa pengindeksan (tesaurus, senarai tajuk subjek, atau senarai penerangan abjad). Dengan cara ini, deskriptor atau tajuk subjek ini digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen ini dalam pangkalan data atau katalog dan juga untuk pengambilan untuk pengambilan kemudian. Oleh itu, tujuan umum pengindeksan adalah penyimpanan dan pengambilan maklumat.
