Dokumen tersebut adalah pencetakan pada beberapa jenis kertas penjelasan atau penyusunan maklumat yang membuktikan secara terbuka kepada suatu peristiwa atau mengesahkan pelaksanaan sesuatu tindakan. Apa-apa sahaja boleh ditulis dalam dokumen, dari kisah hingga kisah masa lalu yang diceritakan. Dokumen pada dasarnya berfungsi untuk mengekalkan idea tentang apa yang berlaku pada waktunya, agar kemudian dikaji dan dijadikan sebagai rujukan atau bahagian cerita.
Ketika datang ke institusi dengan ciri-ciri syarikat dengan ratusan dokumen yang berjalan melalui koridor dan e-mel, ini merupakan cara hidup asas yang ditetapkan dalam keperluan untuk berkomunikasi dan mengirim data melalui alat-alat ini yang, seperti yang ditunjukkan di atas, digunakan untuk menyimpan catatan masa lalu. Dalam sebuah syarikat, menjaga dan menjaga dokumen yang menyusunnya sangat penting, kerana penting untuk menyimpan catatan semua yang diproses dan dihitung di dalamnya melalui dokumen-dokumen ini.
Sesuatu dokumen mesti mengikuti serangkaian peraturan dan syarat yang mesti dipatuhi oleh orang yang menulisnya, di antaranya penggunaan ejaan yang boleh diterima dengan betul, penggunaan tanda baca yang salah dapat menunjukkan salah faham. Ia mesti dikenal pasti dengan betul untuk mengetahui dari mana asalnya dan tujuan mana yang dilaluinya. Dokumen boleh ditulis dengan tangan (tulisan tangan), tetapi sekarang ini dengan berkembangnya teknologi, adalah biasa untuk membuat dokumen di komputer, kerana ini ada penyunting lengkap dan sederhana yang menjadikan pengalaman menulis dokumen lebih mudah.
Dokumen juga perlu diangkut ke destinasi masing-masing, untuk ini kita juga memerlukan alat yang disebut surat, saat ini lebih banyak digunakan daripada semua surat elektronik, yang terdiri dari pengiriman dokumen dan jenis file lain melalui Internet.
Di samping itu, dokumen boleh diklasifikasikan menjadi dokumen utama, yang merupakan dokumen yang mengandungi maklumat asli dari pengarang dan tidak mengalami perlakuan atau pengubahsuaian oleh orang lain selain orang yang bertanggungjawab, dalam dokumen sekunder, yang akan menjadi dokumen yang menerima rawatan dan pengajian tinggi, yang merupakan dokumen sekunder yang digunakan untuk rawatan.
